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Faça acordos com a gestão.

Dependendo da organização da empresa um time ágil pode ser composto por pessoas de diferentes áreas, e os gerentes podem afetar de maneira importante o comportamento das pessoas dentro do time.

É muito importante verificar o quê cada gerência espera das pessoas e se está em consonância com os objetivos que o time precisa atingir . Para tanto em primeiro lugar tente averiguar como cada gerência encara a metodologia ágil assim como o nível de apoio.

Pessoas de times multidisciplinares podem ter gerências diferentes, conversando com as pessoas você pode identificar que têm objetivos conflitantes com as metas do time que fazem parte, levante as informações converse e negocie com a gerência mostrando a importancia de todos os membros do grupo remarem na mesma direção.

Podem estar acontecendo conflitos internos no time devido ao direcionamento dado por cada área e que não leva em consideração os objetivos que o time tem estabelecido, essa é uma disfunção que precisa ser tratada, para tanto é necessário demonstrar os impactos que os direcionamentos difusos podem estar causando.

O formato de avaliação de cada gerência pode estar causando os problemas por exemplo, já que os objetivos podem ter sido estabelecidos pelas áreas sem levar em consideração o conjunto, isso deve ser trazido a tona e de forma colaborativa resolvido, é fundamental que a média e alta gestão dêem a sua contribuição.

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Fases de abordagens com o time.

Quando iniciamos com um time novo precisamos analisar qual o nível de maturidade na prática/metodologia que se quer usar para traçar um plano que preveja o que deve ser avaliado de forma que o time possa evoluir.

Em um primeiro momento é importante que o time saiba como são as regras básicas do framework utilizado, é muito importante que você como coach tenha o entendimento que o treinamento do time tem dois níveis, time e individual, podemos dizer que temos 3 fases principais, é necessário durante as fases atender a esses dois aspectos desta jornada:

Ensinar (Fundamentos): As vezes pode haver a necessidade de ser pragmático nesta fase, pois é muito importante que se sigam as regras básicas, e colaborar para que as pessoas acreditem que a metodologia pode viabilizar uma melhor forma de trabalho, a repetição é importante para ganhar “memória muscular”, antes de fazer uso da calculadora precisamos aprender a fazer conta na mão antes por exemplo.

Para que um time evolua de forma orgânica perceba que o treinamento precisa levar em consideração dois níveis, individual e time, durante a jornada haverão momentos ideais focar em cada nível ajudando as pessoas e o time a se tornarem mais produtivos.

Coaching (Evolução): Com a base fornecida pelo passo anterior o time pode começar a refletir em fazer coisas diferentes sempre mantendo os valores determinados pela metodologia e passam a ter capacidade de fazer adaptações, e se personalizações de alguma forma ferirem os princípios fundamentais estabelecidos na fase “ensinar” faça-os perceber as consequências desses atos.

Aconselhar(Acompanhamento): Depois de passar pelas duas primeiras fases o time está pronto para tomar suas decisões de forma auto organizada, ajude-os com seus comportamentos guiando conforme as situações vem a tona e as oportunidades se mostram, não se esqueça dos níveis de treinamento (individual e time), deve haver orientação para moldar o comportamento pessoal e do time, assim dessa forma a melhoria contínua se torna inevitável e fortalecerá o grupo de forma consistente.

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Já ouviu falar em Mindfulness !?

Nossa mente é cheia de distrações, existem vários pensamentos disputando mano a mano para ter a sua atenção, não precisamos imaginar o quanto isso pode tornar menos eficiente um momento aonde nossa atenção total é requerida como nos momentos em que estamos com o time e precisamos apoia-lo prestando atenção nos detalhes que os ajudarão a desvendar nossas proxímas ações de melhoria.

É necessário fazer o exercício de estar presente, a prática do mindfulness nos ajuda com essa tarefa que é árdua mas necessária, precisamos nos sintonizar com o que está acontecendo com o time no momento, temos que nos manter conscientes para nos manter focados.

Pratique a atenção plena e seja mais efetivo com o seus times, conheça o Mindfulness, as técnicas recomendadas nos ajudam a evitar que nossa mente vague por ai quando precisamos estar totalmente focados ao que está acontecendo na sala.

O Mindfulness é um conjunto de técnicas para focar no momento presente sem que coisas que estão no passado ou no futuro nos afetem no momento, vai te ajudar a perceber que está “viajando” em uma reunião e voltar a focar no que está fazendo, vai te dar autocontrole sobre as emoções, pois terá mais clareza das suas intenções e motivações.

Com isso aprendemos a fazer escolhas de forma mais consciente evitando julgamentos internos principalmente em situações de crise nos tornando mais produtivos no dia a dia e mais efetivos em ajudar os times, dê uma olhada nisso, vale a pena.

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Não fale primeiro !!!

Precisamos dar espaço ao time de forma que possam refletir e se expressar conforme estão sentindo e pensando, como pessoa responsável pela evolução do time em vários aspectos é necessário antes de falar, analisar se o que tem a dizer naquele momento irá agregar valor para a discussão.

Sempre que for falar tenha certeza de que isso vai ajudar o time efetivamente, caso ao contrário pode-se perder uma oportunidade do time melhorar sua autonomia, o time deve compartilhar seus pensamentos sem influência do que você acredita que é o certo, resista a tentação.

Pratique a escuta ativa, dê o espaço necessário para que o time diga por si só o que está acontecendo, preste atenção nos detalhes do ambiente em busca de coisas que não estão sendo ditas e ajude-os a expressar para ter um melhor entendimento sobre tudo.

Conte mentalmente e aguarde que as pessoas do time se manifestem, mesmo que isso gere um silêncio por um tempo, aguente firme alguém irá se manifestar e dar ponta pé inicial para o bate papo, caso isso não aconteça, faça perguntas abertas e controle o tom de voz e a linguagem corporal.

Alguém do time vai falar sobre o que você estava pensando em um determinado tema e ai sua colocação não é mais pertinente, o time seguiu adiante sozinho, o silêncio que pode parecer constrangedor em um primeiro momento porém pode ser muito útil, dê conforto ao time nesse momento mostrando que está tudo bem, seja gentil.

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Fomente a melhoria de desempenho do time !!!

Antigamente eu tinha uma preocupação excessiva em direcionar o time para que pudesse trabalhar de uma forma mais eficiente com o passar do tempo, também era um pouco centralizador e controlador e na verdade, tenho que me policiar para não ter recaídas, sobretudo em situações mais turbulentas, é muito tentador.

Porém com o tempo entendi que é o próprio time que tem as melhores chances de descobrir o seu próprio caminho para evoluir como grupo durante uma jornada que é diferente para cada time.

A melhoria contínua em busca de melhor desempenho é uma jornada que nunca chega ao fim, ela continua , precisamos acreditar que os times podem realizar, uma vez que estejam realmente compromissados, com a missão.

Devemos apoiar o time para que ele consiga definir o que é um bom desempenho dentro do seu cenário dando-lhes autonomia para que possam entender sua missão, isso vai ajudar para que não caiam na rotina passando pelas sprints sempre da mesma forma, precisamos apoia-los para que ao longo do caminho possam sentir que estão se tornando melhores, tanto individualmente como em grupo.

Devemos revelar as limitações e fazer planos para evoluir incentivando-os a fazer as escolhas baseadas no bom senso, é essencial que confiemos no time e ao mesmo tempo que o time acredite em si mesmo, só assim eles conseguirão trilhar seu caminho, ajude-os.

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Incentive Discordância Construtiva !!

Uma coisa que vejo com preocupação é uma tendência de que as pessoas muitas vezes omitem suas opiniões para “não causar calor”, e deixam de compartilhar informações que poderiam ser muito importantes para o time e o projeto.

É essencial que criemos um ambiente para as pessoas se expressem sem medo, claro tudo sempre com educação e o devido respeito, as pessoas precisam se posicionar e dizer o que estão pensando para que o time evolua.

Além de fortalecer o time, empoderando as decisões promove a auto organização através da resolução de problemas em conjunto, isso aumenta a confiança e compromisso do time com o que ficar acordado através do consenso.

A comunicação é fundamental, e para que seja efetiva é necessário que haja transparência e abertura, só assim a melhoria contínua será real.
A comunicação é fundamental, e para que seja efetiva é necessário que haja transparência e abertura, só assim a melhoria contínua será real.

Como agente de mudança precisamos parar de coodernar contribuições individuais e fomentar a colaboração do time como um todo, soluções mais robustas tendem a emergir com esse viés.

Ajude-os fazendo perguntas que os levem a introspecção em busca de novos comportamentos, isso pode elevar a criatividade, confiança e espiríto de equipe, faça as perguntas no tom mais neutro possível (as vezes é difícil), seja gentil.

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O essencial da retrospectiva !!!

A retrospectiva é o cerimônia que encerra a sprint, importante evento do Scrum , sua principal função é dar a oportunidade para que o time exercite a transparência, inspeção e adaptação.

Existem muitas formas de fazer uma retrospectiva, porém algumas ações são essenciais e determinam se a cerimônia está ajudando a entregar o que se propõe, o principal ativo do Scrum, a melhoria continúa.

Muitas vezes as retrospectivas são realizadas, e algumas disfunções precisam ser corrigidas, as pessoas do time não dividem sua opinião sobre o que aconteceu na última sprint, as questões discutidas não são registradas, não existe um acompanhamento ou controle nas retrospectivas subsequentes se alguma melhoria em relação as sprints anteriores foi alcançada.

A Retrospectiva talvez seja a cerimônia mais importante do Scrum, o time deve utiliza-la para evoluir e se tornar mais eficiente, algumas ações simples podem garantir isso.

Existem alguns softwares que podem ajudar as pessoas a se expressarem, temos algumas ferramentas a disposição como o https://app.mural.co/ por exemplo, o pessoal pode colocar o que achou bom ou ruim na restrospectiva ajudando o Scrum Master a obter as informações que são necessárias para que o time evolua como um grupo.

As saídas de uma restrospectiva devem seguir minimamente a lista abaixo:

  • O que fizemos de bom
  • O que não foi tão bem
  • Lista das ações com responsável

A lista com as ações endereçam a questão da melhoria contínua, essa lista deve ser revisitada pelo time a cada restrospectiva e juntos devem determinar se as ações deram resultado e quais novas ações devem compor a lista, sem isso não há como o time evoluir na sua forma de trabalho de maneira estruturada.

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Definição de Preparado, use com bom senso !!!

A definição de preparado (Definition of Ready) é um acordo entre o product owner e o time de desenvolvimento que serve para orientar quando uma história está pronta para ser executada em uma Sprint.

A boa prática orienta que o Product Owner tenha um “estoque” de histórias preparadas equivalente a 3 sprints conforme a velocidade medida historicamente do time, assim quando houver algum imprevisto que evite a elaboração e o refinamento de novas histórias, não se corre o risco do time ficar parado.

Entretanto precisamos tratar com cuidado esse tema, pois o que se vê em algumas situações é o time utilizar a definição de pronto como escudo, afirmando que algo não pode ser iniciado devido a falta de alguma condição determinada na DoR, isso afeta a colaboração entre o time de desenvolvimento e o product owner.

O time scrum deve exercitar os valores do Scrum como Abertura e Comprometimento para que a colaboração seja efetiva, não deixe que .
O time scrum deve exercitar os valores do Scrum como Abertura e Comprometimento para que a colaboração seja efetiva.

É necessário que se use o bom senso, uma definição de preparado pode ser estabelecida como um contrato e servir como uma referência. Porém não quer dizer que se alguma demanda não alcançar todas as características determinadas nesta lista, não se deva trabalhar na demanda.

Se o time tiver o entendimento sobre o que precisa ser feito com as informações disponíveis para execução, devemos seguir. Aproveite os benefícios da utilização da definição de preparado (DoR), mas não deixe que isso se torne uma parede entre o time e o PO.

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Dependências entre times, como tratar !?

Como sabemos em um projeto que faz utilização de Scrum escalado tipicamente os time envolvidos na demanda trabalham no mesmo backlog de produto, sendo assim é inevitável que hajam dependências.

Vão haver situações aonde os times pontualmente precisarão de algum integrante de outro time ou ação, o que é muitas vezes acontece nesses casos é a classificação da situação como impedimento ou block e se espera que se resolva sozinho ou passam para Scrum Master resolver.

Isso não é recomendável, imagine que durante o projeto, todas as vezes que isso acontecer seja passado para o Scrum Master, essa pessoa se tornará um gargalo.

Se alguém não chegar ninguém chega, o trabalho estará imcompleto e não poderá ser considerado entregue, “fiz minha parte” não vale aqui.

O comportamento a ser incentivado é que a coordenação dos trabalhos entres o times seja realizado por eles mesmos, dependendo do assunto essa interação será essencial para que os trabalhos continuem, pois nem sempre o Scrum Master terá o domínio do assunto. O impedimento deve ser declarado apenas quando os times não conseguirem evoluir com o assunto devido a questão que está fora do controle dos times, a autoorganização e transparência precisam ser praticadas, ajude-os a conseguir.

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Como lidar com Product Owner ausente !?

O Product Owner faz parte do Scrum Team e tem atribuições como criar o produto através da escrita de histórias priorizando a mesmas conforme a prioridade sempre levando em consideração o que faz mais sentido no momento, ele precisa estar disponível para ajudar o time a entender o trabalho que precisa ser executado conforme a necessidade dos usuários garantindo o maior retorno de investimento.

A disponibilidade do product owner é fundamental e quando isso não acontece diversos problemas podem acontecer impactando diretamente a equipe e o resultado, é necessário ter foco (que é um valor do scrum), sua presença é obrigatória em Reviews e Plannings por exemplo.

Descubra as dificuldades de atender os compromissos e colabore com o PO para a remoção dos problemas.

Como resultado disso podemos ter algum tipo de animosidade entre o time de desenvolvimento e o product owner, não tome nenhuma ação antes de ter certeza de que sabe o que está acontecendo e os possíveis motivos para o que está ocorrendo, não tome partido para nenhum lado.

O Scrum Master deve ouvir e entender os envolvidos, e em conjunto com todos colocar os fatos na mesa, sempre de forma respeitosa e produtiva, para buscar em conjunto uma solução de consenso, procedendo sempre desta forma o grupo vai se tornar um time.

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